Was ist ein Bewerber- oder Talentpool?

Unternehmen kommen häufig in Kontakt mit potenziellen Mitarbeitern, die zwar vielversprechend sind und perfekt zum Unternehmen passen könnten, denen gerade dennoch keine Stelle angeboten werden kann z.B. Initiativbewerbungen, die gerade nicht beachtet werden können, weil keine Stelle vakant ist.

Der Bewerber- und Talentpool sind Maßnahmen der Mitarbeiterrekrutierung und des Talent-Managements. Es sind Datenbanken, die je nach Unternehmen und Umfang variieren können. In der Regel werden im Bewerberpool relevante Informationen über die Qualifikation sowie die Kontaktdaten von Bewerbern und potenziellen Kandidaten gespeichert, im Talentpool darüber hinaus noch die der ehemaligen und aktuellen Mitarbeiter.

Verfolgt werden damit zwei große Ziele. Zum einen die schnelle Besetzung von Stellen durch bereits bekannte und interessierte Kandidaten und zum anderen, das Unternehmen bei potenziellen Mitarbeiter:innen in Erinnerung zu halten und positiv zu präsentieren. Dazu muss der Bewerberpool zwei Funktionen erfüllen. Er muss so gepflegt und sortiert werden, dass bei neuen Vakanzen schnell die darauf passenden Profile gefunden werden können und der Kontakt zu den Bewerber:innen aufrechterhalten bleibt.  

Aufbau des Bewerberpools

Der Aufbau eines Bewerberpools klingt zunächst nach viel Arbeit, wird heute allerdings von vielen Online-Anwendungen unterstützt, so dass er schnell und kostengünstig vorangetrieben werden kann. Ohne viel Arbeit zu investieren, lässt sich ein Bewerberpool in allen gängigen Bewerbermanagementsoftwares integrieren. 

Zu Beachten ist der Datenschutz. Bewerberdaten dürfen in Deutschland nur so lange gespeichert werden, wie für den Bewerbungsprozess notwendig. Das sind in der Regel maximal 6 Monate bzw. noch einige Wochen nach der Stellenbesetzung. Darüber hinaus bedarf es einer zusätzlichen Zustimmung durch die Bewerber:innen – auch für die Aufnahme in den Bewerberpool. Diese Einstimmung bedarf keiner besonderen Form. Es reicht, wenn die Bewerber:innen per E-Mail eine kurze Zustimmung geben.

Diese Kandidaten eignen sich für Ihren Bewerberpool:

✔ ehemalige Mitarbeiter, Auszubildende, Studenten und Praktikanten

✔ Bewerber, die es zum Bewerbungszeitpunkt nicht ins Unternehmen geschafft haben, obwohl sie vielversprechende Lebensläufe hatten

✔ Kontakte von Events wie Messen, Lehrgängen oder Seminaren

Warum ein Bewerberpool sich lohnt

Ein Bewerberpool bietet dem Unternehmen und insbesondere den zuständigen Personaler:innen viele Vorteile. Er spart Zeit, Kosten und kann die Arbeitgebermarke des Unternehmens stärken. 

Nicht jede Bewerbung kann berücksichtigt werden. Vielleicht ist die passende Stelle gerade nicht frei, man kommt bei den Konditionen nicht übereinander oder die aktuelle Auftragslage erlaubt keine Verlängerung des Vertrages. Aber: Bis zur finalen Absage an Kandidaten:innen wurden schon viele Ressourcen eingesetzt, um sie kennenzulernen, Qualifikationen und Fähigkeiten zu prüfen und zu schauen, ob sie menschlich zum Unternehmen passen würden. All diese Arbeit wäre verschwendet, wenn die Bewerber:innen wieder komplett verschwinden. Darüber hinaus kann es sich in Zeiten des Fachkräftemangels kaum ein Unternehmen leisten, sich gute und am Unternehmen interessierte Bewerber nicht warmzuhalten. Landen diese Kandidaten:innen im Bewerberpool und nicht im Nimmerland des Vergessens, können sie jederzeit wieder kontaktiert werden, wenn eine ähnliche Stelle besetzt werden muss. Das macht Recruiting-Prozesse einfacher und schneller. Denn im besten Fall müssen keine Stellenanzeigen geschaltet werden, der Bewerbungseingang nicht abgewartet und Bewerbungen weniger lange geprüft werden. Stattdessen können passende Kandidaten:innen direkt angerufen und zum Gespräch eingeladen werden. 

Gleichzeitig bietet der Bewerberpool die Möglichkeit, die eigene Arbeitgebermarke aufzuwerten. Das geht bei der Absage an Bewerber:innen los. Eine Absage wird von Bewerbern als weniger enttäuschend wahrgenommen, wenn Unternehmen im selben Moment Interesse und Wertschätzung zeigen, weil sie die Bewerber:innen gerne in den Bewerberpool aufnehmen wollen. Denn abgelehnte Bewerber teilen ihre Erfahrungen und Meinungen mit anderen. Sie sind damit wichtige Stakeholder für Unternehmen, die entweder Freunde und Bekannte dazu animieren sich zu bewerben oder im schlimmsten Fall davon abraten. Eine zunehmende Bedeutung haben Bewertungsportale wie Kununu, in denen auch die Bewerbungsprozesse und -erfahrungen bewertet werden. Eine schlechte Bewertung auf solchen Portalen wird langfristig potenzielle Kandidaten:innen von einer Bewerbung abschrecken. Unternehmen sollten daher dafür sorgen, dass alle abgelehnten Bewerber den Bewerbungsprozess in guter Erinnerung behalten. 

Darüber hinaus bietet der Bewerberpool die Möglichkeit, die Bewerber:innen weiterhin zu kontaktieren und zu umwerben. Insbesondere Initiativbewerbungen oder Bewerbungen von vielgesuchten Fachkräften zeigen ein hohes Interesse der Bewerber:innen am Unternehmen. Sie werden zu großen Teilen empfänglich sein für Unternehmensinformationen, Employer Branding und weitere Stellenangebote. Durch Newsletter oder kurze Updates können sich Unternehmen in Erinnerung halten und im Gespräch bleiben – nicht nur bei den Bewerber:innen, sondern auch in deren Netzwerk. 

Vom Bewerberpool zum Kandidatenpool

In Zeiten von Fachkräftemangel und demografischen Wandel macht es Sinn, noch einen Schritt weiterzugehen. Dann nämlich, wenn generell Stellen unbesetzt bleiben, weil nicht genügend Bewerbungen eingehen. Dann lohnt es sich frühzeitig oder schnell ein Netzwerk aus potenziellen Kandidaten:innen und Bewerber:innen aufzubauen. Dafür wird nicht nur in die Datenbank aufgenommen, wer sich schon beworben hat, sondern aktiv nach Menschen gesucht, die potenziell das Interesse an und die Qualifikationen für eine Stelle im Unternehmen mitbringen. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Job- und Ausbildungsmessen, Kooperationen mit Universitäten oder (Berufs-)Schulen und das Dranbleiben an ehemaligen Mitarbeitern:innen und Praktikanten:innen. Unternehmen, die Mitarbeiter als Dozenten zu Hochschulen entsenden oder Projekte anbieten, kommen zum Beispiel jedes Semester mit Studierenden ins Gespräch, die in wenigen Jahren zu hoch qualifizierten Bewerbern werden. 

Diese Möglichkeiten werden von Unternehmen noch viel zu wenig genutzt. Dabei bieten sie eine riesige Chance Kandidaten:innen frühzeitig für das Unternehmen zu begeistern und sich im Kampf, um die besten Talente große Vorteile vor der Konkurrenz zu verschaffen.