Inhalt der Absage

Die gute Nachricht: Die Erwartungen von Bewerbern:innen an Absagen sind gar nicht so hoch. Nur, dass es zeitnah eine Antwort – positiv oder negativ – auf die Bewerbung geben soll, ist fast allen wichtig. Außerdem wünschen sich Bewerber:innen einen Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen und am liebsten auch eine Begründung, warum es nicht geklappt hat.

Trotz dieser relativ niedrigen Anforderungen der Bewerber:innen gibt es gute und schlechte Absagen. Schlechte Absagen zeigen Desinteresse und mangelnde Wertschätzung. Das ist immer dann der Fall, wenn die Bewerbung offensichtlich gar nicht gelesen wurde oder eine Standardantwort per copy paste gesendet wurde.

Das soll nicht heißen, dass für jeden Bewerber ein 100% individuelles Absageschreiben inklusive Feedback und Gründen formuliert werden muss. Das ist aus Zeit- und Personalgründen häufig gar nicht möglich. Aber Personaler:innen sollten sich darüber im Klaren sein, dass Bewerber:innen viel Arbeit und Zeit in ihre Bewerbung gesteckt haben und nun große Hoffnung in eine positive Antwort des Unternehmens setzen. Mit der Absage wird diese bereits enttäuscht. Da sollte das Absageschreiben zumindest Dankbarkeit für das Interesse am Unternehmen und die Arbeit für die Bewerbung und eine gewisse Wertschätzung für die Bewerber:innen enthalten.

Gute Absageschreiben erfüllen drei Funktionen:

✔ Sie danken den Bewerber:innen für ihre Bewerbung und zeigen Wertschätzung

✔ Sie unterstützen die Arbeitgebermarke

✔ Sie geben eine Perspektive auf Feedback, weitere offene Stellen oder den Bewerberpool

Diese drei Funktionen kann ein sorgfältig formuliertes Absageschreiben leisten, das dann auch gleich an mehrere Bewerber geschickt werden kann. Aber Achtung: Nichts verrät ein Standardschreiben schneller als die Anrede “Lieber Bewerber”. Deshalb sollte auch bei Standardabsagen eine persönliche Anrede des Bewerbers Pflicht sein. 

In Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sollten sich Unternehmen außerdem doppelt bemühen, sich Bewerber warm zu halten. Schließlich wird nicht jede Bewerbung aus mangelnden Qualifikationen abgelehnt. Häufig ist einfach gerade keine passende Stelle frei oder es gab mehrere gute Bewerber:innen, von denen nur eine:r eingestellt werden konnte. Dann ist es ein riesiger Vorteil, wenn die vielversprechenden Bewerber nicht verloren gehen, sondern sich später erneut bewerben oder kontaktiert werden können. Außerdem ist eine Absage mit der gleichzeitigen Bitte um Aufnahme in den Bewerberpool direkt viel weniger enttäuschend.

Warum das Absagen auch Vorteile für das Unternehmen hat

Für das Unternehmen ist die wichtigste Funktion der Absage, die eigene Arbeitgebermarke voranzutreiben oder ihren Bewerberpool auszubauen. Noch immer unterschätzen Unternehmen, wie viel Einfluss Mitarbeiter, aber auch Bewerber, auf das eigene Image haben. Bewerber:innen sind Fans des Unternehmen, sonst würden sie sich nicht bei ihm bewerben. Aber schlechte und als unfair empfundene Absagen brennen sich bei Bewerber:innen ein. Sie führen dazu, dass Bewerber über ihre schlechten Erfahrungen sprechen. Fühlen sich Bewerber:innen schlecht behandelt, kann sich das schnell auf das gesamte Unternehmensimage auswirken. Unternehmen zahlen viel Geld für Agenturen, Berater und Employer Branding, um sich ein möglichst positives Image aufzubauen. Ein gut formuliertes Antwortschreiben kostet verglichen damit wenig – unterstützt die Arbeitgebermarke aber ungemein. 

Unternehmen unterschätzen außerdem, wie schnell sich die gemachten Erfahrungen im Bewerbungsprozess auch auf andere Bereiche des Unternehmens übertragen lassen. War der Bewerbungsprozess schnell, fair und herzlich, so wird auch das ganze Unternehmen so wahrgenommen. Treffen Bewerber hingegen auf lange Wartezeiten und unfreundliche Antworten, werden sie auch vom Kundenservice kein anderes Verhalten mehr erwarten. Das schlimmste daran: Wir Menschen sprechen vor allem über die Dinge, die uns gestört haben. Heißt, jeder Bewerber erzählt potenziell zig anderen von seinen schlechten Erfahrungen. Gerade für kleine und lokal agierende Unternehmen kann das schnell zu einem riesigen Problem werden.

Eine große Rolle bei der Jobsuche spielen heute auch Bewertungsportale wie z.B. Kununu, auf denen auch der Bewerbungsprozess und das Verhalten gegenüber Bewerber:innen bewertet wird. Häufen sich hier die schlechten Bewertungen, wird die Anzahl der eigehenden Bewerbungen langfristig einbrechen – ein Zustand, den sich in Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel kein Unternehmen leisten kann.

5 Tipps für bessere Absageschreiben

✔ Timing, Timing, Timing: Selbst die freundlichste Absage wird nach drei Monaten nicht mehr überzeugen. Deshalb: So schnell wie möglich antworten.

✔ Bewerberpool: Gute Bewerber:innen muss man sich warm halten. Deshalb: Die Einladung in den Bewerberpool nicht vergessen.

✔ Individualität: Nicht jede Absage muss 100% individuell sein, sie sollte aber auf keinen Fall nach copy paste aussehen.

✔ Kurz und knapp: Bewerber wollen sich nicht länger als nötig mit der Absage beschäftigen. Vermeide Floskeln, Ausreden und unnötig lange Formulierungen

✔ Dank und Wertschätzung: Wer schon eine Absage bekommt, freut sich sicherlich über ein paar nette Worte.

Feedback oder kein Feedback?

Tatsache ist, alle Bewerber:innen wollen wissen, warum sie die Stelle am Ende nicht bekommen haben. Kaum etwas drückt mehr Wertschätzung aus, als ein ausführliches Feedback auf die eigene Bewerbung, das zeigt, dass das Unternehmen sich wirklich mit dem eigenen Lebenslauf beschäftigt hat. Wann immer möglich, sollten Unternehmen die Chance nutzen positiv in der Erinnerung der Bewerber:innen zu bleiben. Bei vielen eingegangen Bewerbungen ist es jedoch nicht immer möglich, allen Kandidaten:innen ausführliche Gründe zu schicken. Personaler:innen sollten dann jedoch darauf vorbereitet sein, dass Bewerber:innen sie kontaktieren, um sich eine Begründung und auch Feedback zum Bewerbungsprozess einzuholen. 

Rechtlich gesehen gibt es keine Pflicht eine Absage zu schicken und erst recht nicht, diese zu begründen. Der Wunsch der Bewerber danach ist aber groß und auch für Unternehmen lohnt es sich faire Absagen zu verschicken, wie Du oben gelesen hast. Bevor eine Absage aber abgeschickt wird, sollte sie darauf geprüft werden, dass sie keine Diskriminierung nach den im allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz festgeschriebenen Kriterien erfüllt (ethnische Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Behinderung, sexuelle Identität). Auch wegen Begründungen, die nicht ausdrücklich, aber mittelbar darauf hinweisen, können Bewerber:innen auf finanzielle Entschädigung klagen. Zum Beispiel bei der Ablehnung einer älteren Kandidatin, weil sie nicht in das “junge Team” passen würde. Besondere Vorsicht gilt bei Bewerbern mit Behinderungen. Diese haben ein Recht darauf, dass eine Absage begründet wird.